Mahnung schreiben auf Englisch: So geht es richtig

Auch wer seine Zahlungsgeschäfte immer sorgfältig im Auge behält, vergisst im hektischen Alltag vielleicht einmal die eine oder andere Rechnung. Lässt man sich zu lange Zeit mit der Bezahlung, folgt bald eine Mahnung. Gelegentlich kommt man sogar selbst in die Verlegenheit, eine Zahlung anmahnen zu müssen. Schon in deutscher Sprache kann der eine oder andere Stolperstein lauern. Doch wie sieht es eigentlich auf Englisch aus? Wer folgende Fachbegriffe kennt, kann eine Mahnung auf Englisch selbst schreiben.

In diesen Fällen ist Englisch die bessere Wahl

Am liebsten führen wir den geschäftlichen Schriftverkehr wohl in unserer Muttersprache. Unabhängig davon, ob wir gemahnt werden oder selbst eine Mahnung schreiben müssen, wissen wir bei einem deutschen Schriftstück, was zu tun ist. Wir kennen die Begriffe und verstehen vor allem auch, wenn wir eine Rechnung dringend bezahlen müssen, weil sonst Ärger droht. Es gelingt uns sicher auch, ein wenig Druck aufzubauen, damit ein säumiger Zahler endlich seine Schulden bezahlt. Solange unser Schuldner in Deutschland ansässig ist, bleibt die deutsche Sprache meist das Mittel der Wahl. Doch was ist zu tun, wenn es sich um einen Schuldner im Ausland handelt oder wenn wir selbst ein Schreiben auf Englisch bekommen? Die Weltsprache Englisch wird in der Regel vor allem im internationalen Schriftverkehr genutzt. Sitzt ein Schuldner im Ausland, bringt ein deutsches Schreiben wenig, denn er wird es schlicht nicht verstehen. Mit den richtigen Fachbegriffen erstellt man eine Mahnung auf Englisch, die der Empfänger zweifelsfrei versteht.

Was sich hinter einem „Reminder“ verbirgt

Dieses Wort nutzen wir gelegentlich im täglichen Sprachgebrauch: Der „Reminder“ will uns an etwas erinnern. Die englische Sprache ist eine sehr höfliche Sprache. Der „Reminder“ ist wörtlich übersetzt keine Zahlungserinnerung, sondern lediglich eine „Erinnerung“. Trotzdem ist er absolut verbindlich, selbst wenn es sich um die zweite oder dritte Mahnung handelt. Unter Umständen wird eine erste Mahnung mit dem „First Reminder“ betitelt, eine weitere Mahnung ist dann der „Second Reminder“ oder auch der „Last Reminder“.

So weist man auf die fehlende Zahlung hin

Auch der Text der Mahnung sollte höflich gehalten sein. So kann man mit einem freundlichen „I am sorry to you to date, no payments from your side has reached me“. Das bedeutet etwa wörtlich, dass bisher noch keine Zahlung zu verzeichnen war. Auch sollte ein freundlicher Hinweis nicht fehlen, dass die Zahlung unter Umständen in der Zwischenzeit bereits geleistet wurde. Das formuliert man dann mit „If you have already sent me your payment, this notice can be disregarded.“

Bei der ersten Mahnung weist man meist noch nicht auf rechtliche Schritte hin. Handelt es sich aber um die zweite oder gar dritte Zahlungserinnerung, ist ein Hinweis darauf – auf die „Legal steps“ – sehr angebracht. Das kann man mit einem „Otherwise I see myself forced to take up legal steps.“ zum Ausdruck bringen. Eine Mahnung beendet man in Deutsch wie in Englisch mit einem freundlichen Gruß wie zum Beispiel einem „Sincerely“.

Die Frage nach dem richtigen Zeitpunkt

Wann immer eine Zahlung ausbleibt, stellt sich der Empfänger wohl die Frage, wann der Versand einer Mahnung angebracht ist. Einerseits möchte man dem Schuldner nicht zu sehr Druck machen, andererseits wartet man berechtigt auf sein Geld. Ist der Zahlungstermin allerdings drei bis vier Wochen überschritten, sollte man die erste Mahnung auf den Weg bringen. Bis der Schuldner zahlt, wird immer noch eine Weile ins Land gehen. Das ist zu berücksichtigen, und deshalb sollte man sich nicht zu lange Zeit lassen, bis man eine freundliche Erinnerung auf den Weg bringt. Das gilt umso mehr, weil man für den Gläubiger in der Regel bereits in Vorleistung gegangen ist und selbst schon Geld ausgegeben hat. Dieses Geld möchte man natürlich schnellstens zurück bekommen. Auch deshalb lässt man sich nicht zu lange Zeit, bis man die erste freundliche Erinnerung verschickt.

Dass der Empfänger dadurch verärgert sein könnte, muss man übrigens nicht befürchten. Viele Leute vergessen im hektischen Alltag einfach, dass noch eine Rechnung zu zahlen ist. Sie weisen die ausstehende Zahlung nach einer Mahnung dann umgehend an und entschuldigen sich vielleicht sogar für die Verspätung. Wer prinzipiell erst nach der zweiten Mahnung zahlt, ist hingegen wohl abgebrüht genug, sich von einer Zahlungserinnerung nicht nervös machen zu lassen. Solche Kunden sollte man deshalb so früh wie möglich mahnen und sollte nicht erwarten, dass sie ihre Schulden ohne ein oder zwei freundliche und deutliche Erinnerungen zahlen.

Richtig mahnen will auch auf Englisch gelernt sein

Damit eine ausstehende Zahlung so schnell wie möglich angewiesen wird, sind auf Deutsch einige Hinweise zu beachten. Es gibt feste Floskeln, die dem Säumigen sehr klar machen, dass nun keine Zeit mehr zu verlieren ist. Das gilt natürlich auch für eine Mahnung auf Englisch. Da Englisch eine sehr höfliche Sprache ist, wird man sich auch bei einer Mahnung eines entsprechenden Tons befleißigen. Trotzdem darf er nicht darüber hinweg täuschen, dass es nun höchste Zeit ist, die Zahlung anzuweisen.

Adrian F.

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