Zeitmanagement mit Methode: das Eisenhower Prinzip

Auf dem Tisch stapeln sich die Unterlagen, die Kinder wollen in die Schule gebracht werden, am Nachmittag steht der Termin beim Arzt an: So oder so ähnlich sieht der Alltag in vielen Familien aus. Zeit ist immer knapp, und es spielt keine Rolle, ob man ganztägig berufstätig ist oder nicht. Ohne ein gutes Zeitmanagement geht es nicht, das wusste schon der frühere US-Präsident Eisenhower. Doch wie funktioniert diese Methode?

Das Problem mit der Priorisierung

Kaum ein Begriff wird in der modernen Berufswelt so strapaziert wie das „Zeitmanagement“. Meistens wird Zeitmanagement als ein Wundermittel angepriesen, das uns dabei helfen soll, unseren stressigen Alltag besser zu strukturieren. Das Ergebnis liegt auf der Hand, denn im Prinzip geht es darum, noch mehr in noch weniger Zeit zu erledigen. Man kann Zeitmanagement immer wieder perfektionieren, um sich scheinbar neuen Raum zu verschaffen für weitere Aufgaben. Das wiederum soll eigentlich nicht das Ziel von Zeitmanagement sein.

Wenn wir im Alltag das Gefühl haben, dass wir unsere Aufgaben kaum noch in der verfügbaren Zeit schaffen, liegt das häufig an der Priorisierung. Wir schaffen es nicht, unsere Aufgaben in wichtige und unwichtige Dinge einzuteilen. Es gelingt uns nicht, dringende Tätigkeiten von Dingen zu unterscheiden, die warten können. Im Prinzip erachten wir alles, was wir zu tun haben, als gleichermaßen wichtig. Genau deshalb kommen wir mit unserer Zeit nicht mehr klar. Zeitmanagement hilft also dabei, unsere Aufgaben in die richtige Reihenfolge zu bringen und zu priorisieren. Dabei hilft die Methode von Eisenhower. Sie geht auf den früheren Präsidenten der Vereinigten Staaten von Amerika Dwight D. Eisenhower zurück – ein Mann, der ganz sicher so viel zu tun hatte, dass seine Zeit kaum ausreichte. Doch was hat Eisenhower anders gemacht als andere?

So funktioniert die Eisenhower Methode

Das Eisenhower Modell besteht im Prinzip darin, alle Aufgaben in bestimmte Kategorien einzuteilen. Diese vier Kategorien sind vorgegeben, sie sind eine Entscheidungsgrundlage für uns, damit wir schneller wissen, womit wir uns als nächstes zu beschäftigen haben. Nach dem Eisenhower Modell werden alle Aufgaben mit Hilfe von zwei Parametern eingeteilt: Wichtigkeit und Dringlichkeit.

Wichtig ist eine Aufgabe, wenn Sie Ihnen dabei hilft, ein Ziel zu erreichen. Unwichtig ist jede Aufgabe, die Sie Ihrem Ziel nicht näher bringt. Dringend ist eine Aufgabe, wenn sie an einen bestimmten Termin in der nächsten Zeit gebunden ist. Falls es in der nächsten Zukunft keine Rolle spielt, ob diese Aufgabe abgeschlossen ist, dann ist sie nicht dringend. Diese beiden Parameter trägt man auf einer vertikalen und einer horizontalen Achse ein. So entsteht eine Matrix mit insgesamt vier Feldern, die sogenannte Eisenhower Matrix. Jede Aufgabe wird nun anhand der beiden Kriterien einem der vier Quadranten in der Matrix zugeordnet.

Ein weiteres Element der Eisenhower Methode ist die Empfehlung, wie man mit den eingeteilten Aufgaben umgeht.

Wie man die Methode praktisch anwendet

Alle Aufgaben, die ebenso wichtig wie dringlich sind, tragen am meisten zur Erreichung Ihrer Ziele bei. Sie sollten sie deshalb sofort selbst ausführen. Wichtige Aufgaben ohne Dringlichkeit erledigen Sie ebenfalls selbst und versehen sie dazu mit einem festen Zeitpunkt in der Zukunft. Was dringlich ist, aber nicht so wichtig ist, muss bald erledigt werden. Versuchen Sie, diese Aufgabe an jemanden abzugeben. Wenn etwas nicht wichtig und nicht dringlich ist, hilft es Ihnen nicht, Ihr Ziel zu erreichen und es gibt auch keine zeitliche Vorgabe für die Erledigung. Im Zweifel muss diese Aufgabe überhaupt nicht ausgeführt werden.

Keine Methode ohne Kritik

Wie an jedem Modell gibt es auch an dem Prinzip von Eisenhower mehr oder weniger berechtigte Kritik. Häufig wird zum Beispiel gefragt, wie man eine Aufgabe denn überhaupt als wichtig oder dringend charakterisiert. Schließlich kann man sie nur dann in die Matrix einordnen, wenn man für sich bestimmt, unter welchen Voraussetzungen eine Aufgabe wichtig oder dringend ist. Die Eisenhower Matrix gibt auch keine Hinweise darauf, was zu tun ist, wenn sich die Aufgaben in einem bestimmten Quadranten häufen, so dass wieder eine Priorisierung nötig wäre.

Neben der Eisenhower Matrix gibt es noch viele weitere gute Methoden für das Zeitmanagement. Letztlich muss man ausprobieren, was am besten passt. Eisenhower war zu seiner Zeit der Oberbefehlshaber der alliierten Streitkräfte im Zweiten Weltkrieg. Vor diesem Hintergrund wird seine Art der Priorisierung von Aufgaben verständlich. Am besten probiert man aus, welche Methode am besten zum eigenen Stil passt. Die Eisenhower Matrix kann ein Weg sein, sie ist aber nicht die einzige mögliche Variante.

Kluges Zeitmanagement lässt Zeit für Wichtiges

Obwohl die Eisenhower Matrix nicht für jeden gleichermaßen geeignet sein mag, zeigt sie doch, dass Zeitmanagement für unglaublich viele Menschen ein wichtiges Thema ist. Man braucht es im Berufsleben ebenso wie im Privatleben. Ziel ist immer, mehr Zeit für wesentliche Dinge zu lassen wie zum Beispiel die Familie, für Freunde oder für die eigene Gesundheit. Deshalb lohnt es sich, die perfekte Methode für sich selbst zu finden und anzuwenden.